Daten über Daten

Dieser Artikel wurde im Jahr 1997 geschrieben. Er wurde damals in der Krafthand veröffentlicht. In ihm sind wichtige Perspektiven die auch heute noch gelten beschrieben.

Die Seele der EDV-Anlage sind - wenn man die Hardware als Körper, die Software als Kopf betrachtet - die darin enthaltenen Daten. Die Qualität dieser Daten hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Sie werden zuerst einmal bestimmt von der Bezugsquelle: Wurden sie selbst erfasst oder wurden sie von einem Datenanbieter bezogen? Im Grunde sind sie aber nichts anderes als die bekannten Karteikarten, die nun von einem Computer verwaltet werden. So gibt es die Kunden-, Fahrzeug-, Artikel-, Arbeitswerte-, Lieferanten-, Rabattstammdaten usw. 


Die Erfassung der Daten im Haus erfordert die notwendige Sorgfalt. Denn die Daten sind immer so gut, wie sie von den Mitarbeitern erfasst werden. Ein gewissenhaftes und verantwortliches Erfassen steigert den Nutzen des eingesetzten EDV-Systems. Es vermeidet Fehler und sorgt für den reibungslosen Ablauf. Die personenbezogenen Daten unterliegen den Bestimmungen des Datenschutzes und dürfen nur mit Zustimmung des Kunden erfasst werden. Eine Veräußerung dieser Daten ist nicht erlaubt. Dem Kundenstamm ist immer auch der Fahrzeugstamm zugeordnet. Aus der Trennung bzw. deren logischer Zuordnung dieser beiden Stammdaten kann man die Qualität der eingesetzten Software erkennen. 

Auch Ihre Lieferanten mit den gewährten Konditionen werden von Ihnen selbst erfasst. Zu diesen Daten, die man ausschließlich selbst erfassen muss, kommen die Daten, die man vom Hersteller bzw. Lieferanten beziehen kann. Auf die Qualität dieser Daten hat man selbst den geringsten Einfluss. Die Bezugsquelle liefert die Daten so, wie sie sie selbst erzeugt hat. Das heißt, dass jeder diese Daten auf die Form bringen muss, die er für die Verarbeitung in seinem System braucht.

Dabei ist entscheidend, wie viele Anteile von diesen Daten direkt übernommen werden können. Gute EDV-Systeme übernehmen die gesamten gelieferten Informationen. Ersatzteile und Arbeitswerte, Neuwagenpreise und Ausstattungen sind die Werkzeuge, die über die Qualität auch Ihrer Arbeit entscheiden. Der Lieferant dieser Daten übt von außen großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Arbeit aus. Gerade Unternehmen, die von vielen Datenquellen abhängen, können die Güte der ihnen zur Verfügung gestellten Daten gut beurteilen.

Wichtig ist es, dass der Aufbau dieser Daten bekannt ist und der Lieferant der Software diese Daten auch richtig umsetzen kann. Denn halbe Informationen sind keine Informationen. Oftmals werden diese Lieferanten- und Herstellerdaten auch genützt, um Abhängigkeit zu erzeugen. Nur eine Bezugsquelle verstärkt im allgemeinen diese Abhängigkeit Es ist deshalb wichtig, dass man sich um Alternativen kümmert. So sollten z.B. die Ersatzteile, so weit sie von einem anderen Lieferanten zu beziehen sind, auch als alternatives Teil gekennzeichnet und verwaltet werden.

Ein Punkt wird in Zukunft für den erfolgreichen Einsatz einer EDV-Anlage immer wichtiger Wie bekomme ich diese Daten. Zur Zeit wird noch der bekannte Postweg genutzt. Aber in Zukunft werden viele Hersteller immer mehr die geplanten Datenautobahnen
verwenden. Die Daten werden nachts direkt in Ihre Anlage übertragen. Somit wird es entscheidend, welche Geräte Sie benützen. Wenn man bedenkt dass sich die Übertragungsraten mindestens verzehnfachen werden, wird es wichtig, dass Ihr System diese Datenflut auch verarbeiten kann

Deshalb setzen viele Automobilhersteller auf die ihnen bekannte modernste Technik und raten von einem übereilten Bezug ab, der sich nur am Preis orientiert. Neben den Daten, die ständig verändert und ergänzt werden, gibt es noch Daten, die kaum verändert und meist einmal vom Lieferanten Ihrer Software eingerichtet werden.

Diese sogenannten stationären Daten regeln den Umgang mit Ihrem System. Die Einrichtung dieser Daten sagt viel über die Güte des gekauften EDV-Programmes und das Fachwissen Ihres Softwarehauses aus. Denn an diesem Punkt erkennt man, ob der Lieferant der Anlage auch die Erwartungen erfüllen kann, die er beim Kauf geweckt hat. 

Aus diesen festen Daten und den ständig veränderten Daten erarbeitet Ihr System dann mit Hilfe der Software die Daten, die Sie selbst als Ergebnis jeden Tag erwarten. Denn auch die Ausdrucke, die aus dem Drucker kommen, sind Daten, die Sie aus den Stammdaten selbst er-stellt haben. 

Dabei ist den Kombinationsmöglichkeiten rein technisch keine Grenze gesetzt. Die Grunddaten, die man in der Anftragsverwaltung und Abwicklung erzeugt, werden zu weiteren Datensätzen verarbeitet, aus denen man entscheidende Informationen über das eigene Unternehmen gewinnt.

Soll das EDV-System mehr sein als nur ein besserer Fakturierautomat, so muss man den Fluss der Daten im System nachvollziehen können. Es ist entscheidend, die richtigen Daten zur richtigen Zeit zu bekommen. Dabei ist nicht die Menge dieser Informationen wichtig, sondern deren Qualität. In welcher Form sie präsentiert werden, sagt viel über die innovative Kraft sowohl des Softwarehauses als auch des EDV-Anwenders aus. Wenn man das EDV-System nun von den Basisdaten wie dem Teilestamm usw. und den Ergebnisdaten aus betrachtet, wird es in Zukunft wichtig, dass die Basisdaten, soweit sie von einem Lieferanten bezogen werden, einer allgemeinen gültigen Norm unterliegen. Diese Normierung sollte auch für die Daten gelten, die Sie Ihrem Lieferanten und Hersteller liefern. Daten - die Seele Ihres Systems - unterliegen den gleichen Gesetzen wie die menschliche Seele: sie brauchen Pflege, damit sie ihre wichtige Funktion erfüllen können.