Werkstattdaten, die man auch heute noch wissen sollte

Als Leiter einer Werkstatt unterliegt man ständig dem Konflikt: „Habe ich meine Werkstatt richtig ausgelastet bzw. bekommt mein Kunde das Fahrzeug auch rechtzeitig?" Wenn man die Auslastung der Werkstatt steigert, geht man das Risiko ein, dass man vereinbarte Termine nicht einhalten kann. Das heißt, dass die Kundenzufriedenheit sinken wird. 


Ein Problem, das mit dem eigenen Können und Organisationsgeschick und allen manuellen Hilfsmitteln nicht mehr zu lösen ist. Dazu kommt noch, dass man für die angenommenen Aufträge auch rechtzeitig seine Ersatzteile zur Verfügung haben muss und außerdem alle geregelten Ansprüche seiner Mitarbeiter berücksichtigen muss. 

Es gilt, ein System zu finden, und dabei kann nur eine EDV-Lösung in Betracht kommen, das die Werkstattauslastung erhöht, ohne dass die wichtige Termintreue - eine Zusicherung, die ich meinem Kunden gegeben habe - darunter leidet. Außerdem muss die Bereitstellung der benötigten Ressourcen gewährleistet werden.

Ein System das die Werkstattauslastung bearbeitet und plant und in den Ablauf des Unternehmens eingreifen kann. Doch wer kann sich als Handwerksbetrieb dies schon leisten. Die Planung der Werkstatt wird um so verlässlicher, je exakter ich meinen von Kunden unterschriebenen Werkstattauftrag erfasse, die Arbeitspositionen bestimme und die notwendigen Ersatzteile schnellstens disponiere. Dies bedeutet, dass schon bei der Annahme die Voraussetzungen für den späteren optimalen Ablauf gelegt werden. Trotzdem muss die notwendige Flexibilität gewährleistet sein, damit Änderungen aufgrund von weiteren Diagnosen im Arbeitsprozess durch den Kunden und zusätzliche Aufträge schnell in das vorhandene System und den Ablauf einfließen können. 

In den meisten Betrieben wird der Auftrag durch eine Arbeitskarte ergänzt. Außerdem werden zu diesen auftragsbezogenen Daten noch Stempelkarten für die Zeiterfassung der Lohnabrechnung eingesetzt. In der Mehrzahl der Betriebe sind diese Dokumente nicht miteinander verknüpft. Das bedeutet, dass Dinge mehrmals erfasst werden und so 
z. B. eine sinnvolle Monteurauswertung, ein gerechter Leistungslohn, Informationen über Fehlzeiten und Auslastungsgrad verloren gehen, gar nicht vorhanden sind, oder mühsam erfasst werden müssen. 

Zwar hängt der Bedarf an solchen Übersichten schon von der Größe des Unternehmens ab. Doch im Prinzip treffen die grundsätzlichen Probleme auf jeden Betrieb zu. Wobei sich die Lösung sowohl im Rahmen als auch im zu investierenden Preis sehr unterschiedlich gestaltet. Geht man vom Ausgang dieser Überlegungen aus, so kann man erkennen, dass ein großer Teil der Aufträge am gleichen bzw. am folgenden Tag abgearbeitet werden und nur sehr wenige einen längeren Planungshorizont von mehr als zwei Wochen erreichen. Nur Unfallreparaturen, Reparaturen, an gekauften Gebrauchtfahrzeugen und Lackierleistungen können den maximalen Bearbeitungszeitraum überschreiten

Ein optimaler Ablauf für ein Autohaus unter Einbeziehung aller Daten und Personen könnte wie folgt aussehen. 

Nach der Eröffnung des Auftrages mit der in den meisten Fällen mittlerweile vorhandenen mehr oder weniger guten Autohaus-Software (Fakturierung und Lagerverwaltung) erfolgt die Diagnose auf dem Prüfstand. Das Fahrzeug wird vom Kundendienstmeister oder dem verantwortlichen Mitarbeiter inspiziert. Das Ergebnis findet sich auf dem neu eröffneten Auftrag, dem natürlich die vom Hersteller oder Lieferanten vorgesehenen Teile und Arbeitswerte und Richtzeiten zugeordnet werden. Dies ermöglicht ein sofortiges, wenn möglich maschinelles Disponieren der notwendigen Ersatzteile und das sinnvolle Einteilen der geplanten Arbeiten und Arbeitskräfte. Ein sinnvolles Planen ist aber erst dann möglich, wenn man über die aktuelle Auslastung und die prognostizierte Auslastung auch Bescheid weiß. 

Ein gutes DV-Instrument zeigt grafisch die geplanten und aktuell durchgeführten Arbeiten und gibt den zeitlichen Verlauf der Auslastung an, wobei die Aufträge bis zur Übergabe an den Kunden oft zum Ende des Arbeitstages abzuarbeiten sind. Dabei berücksichtigt jede gute EDV-Anwendung auch Reservierungen und Voranmeldungen. Bis zum heutigen Zeitpunkt hat sich nach der Eröffnung der Aufträge die bekannte Wandtafel, an der die vorhandenen Aufträge gespeichert und verteilt werden, bewährt. Die technische Entwicklung wird dieses Instrument schnell überholen und ablösen, denn eine grafische Darstellung am Bildschirm zeigt die vorhandenen Arbeiten an und hilft bei deren Feinplanung. 

Kollege Computer ermittelt dann auch noch das Kapazitätsangebot und die Auslastung und den Bedarf. Wobei er in Arbeitsblöcken rechnet und denkt. Wie Aufbau von Türmen, die uns alle aus unserer Kinderzeit noch bekannt sind, werden diese Arbeitsblöcke Schritt für Schritt aneinandergereiht. Durch Verschieben der Arbeitsebenen ergibt sich so eine optimale Planung und gute Auslastung für alle Kfz-Unternehmer. 

Als weiterer Einflussfaktor in diesem Schieben der Arbeitsbausteine zählt natürlich noch die Größe Mensch bzw. seine Qualifikation. In der Planung wird dies durch die Größe der einzelnen Arbeitsblöcke berücksichtigt. Um den vorhandenen und geplanten Zeitturm stabil zu gestalten, müssen Klötze dazwischengelegt werden, d.h., der Mitarbeiter braucht die Unterstützung des Kollegen. 

Schon in der Auswahl des richtigen EDV-Systems trifft man die Entscheidung, welche Daten und wie sie aus der Werkstatt zur Verfügung stehen: 

1. Eine eindeutige Auftragsidentifikation muss durch die Auftragsnummern gewährleistet sein. Der Mitarbeiter erkennt daraus das Kfz-Kennzeichen, den Typ, das Modell, den km-Stand, das Zulassungsdatum und die Fahrgestellnummer. 

2. Der Start- und Endtermin sollte festgelegt sein. Aus der Planung ist der Ablaufstatus und der Organisationsstatus ersichtlich. 

3. Alle Arbeitsoperationen sind eindeutig vom System aus bestimmt. Die benötigten Teile und die vorgegebenen Richtzeiten werden darin berücksichtigt. 

Das Ergebnis dieser auftragsbezogenen Organisation sind unter Einbeziehung einer aktiven Zeiterfassung und einer damit verbundenen Lohnbuchhaltung die leistungsbezogenen Lohndaten. Die geleisteten produktiven Arbeitszeiten werden als erfasste Ist-Daten den vereinbarten Soll-Daten und -Zeiten gegen-übergestellt. 

Diese Daten las-sen sich nicht nur in größeren Betrieben zur Bewertung der Leistungs- und Arbeitsgruppen einsetzen. Der erbrach-ten Arbeitsleistung des einzelnen und der Werkstatt als Ganzes steht der erzielte Ertrag unter Berücksichtigung der Lohn- und Lohnersatzleistungen gegenüber. 

Diese notwendige Information, die man aus den Daten eines sinnvollen Zeit- und Auftragsmanagementsystems gewinnen kann, die jeder Verantwortliche für die Werkstatt auch wissen sollte, sind die Grundlage für Mitarbei-ter-Gespräche in Qualitätszirkeln und für die gerechte Entlohnung der Mitarbeit unbedingt notwendig. 

Aus der Zerschlagung des eingangs erwähnten gordischen Knotens der Werkstatt ergibt sich eine Qualitätsspirale, die dem Unternehmen zufriedene Mitarbeiter und daraus resultierend zufriedene Kunden bringt. 

Erwin J. Füßl, freier EDV-Berater für Kfz-Betriebe
Einer meiner Artikel in der Krafthand aus dem Jahr 1998