Inventur im Teilelager

Eine große Herausforderung an das EDV-System

Der Gesetzgeber verlangt von allen Unternehmen zum Abschluss des Geschäftsjahres dass er die Vermögensverhältnisse offen legt. Für die meisten Kfz-Betriebe ist das das eigene Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch. Eine Verpflichtung ist dies aber nicht. So findet man mittlerweile oftmals Geschäftsjahre die in der Jahresmitte enden.

Aus der Aufstellung des Vermögens und der Schulden ermittelt das Finanzamt die Höhe der zu zahlenden Steuern. Aus diesem Grunde wird eine Inventur auch gemacht. Wobei sich die Bestandsaufnahme nicht nur auf das Teilelager beschränkt.

Die Bestandsaufnahme im Lager unterscheidet man wie folgt.

1.  Die Inventur als Beginn oder als Ende einer geschäftlichen Tätigkeit

2.  Den Umfang einer Inventur
3.  Den Zeitpunkt der Bestandsaufnahme

Wobei man die zeitliche Bestandsaufnahme noch ein in drei Formen unterteilt.

Die Stichtagsinventur

Sie ist die Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag und am gebräuchlichsten im Kfz – Gewerbe. Sie stellt auch jedes Unternehmen vor gleichbleibende Probleme. Da eine Inventur selten an einem Tag zu bewältigen ist, ist die gute Vorbereitung dringend notwendig und jedem Betrieb dringen anzuraten. Der Gesetzgeber in Deutschland spricht auch von einer „zeitnahen“ Inventur, was exakt 10 Tage Zeit bedeutet.

Ein Problem ist dabei das Erfassen von Bewegungen in diesem Zeitraum. Nur mit einem guten EDV-System lassen sich diese Bewegungen auch wirklich erfassen.

Zeitlich verlagerte Inventur

 Das Handelsgesetzbuch räumt den Unternehmer das Recht ein, auch zu einem anderen Zeitpunkt die Inventur durch zu führen. Voraussetzung dafür ist das er auch wirklich in der Lage ist alle Bestände korrekt zu belegen und alle Werte zurück zu rechnen.

Permanente Inventur

Auch eine permanente Inventur kann dann durchgeführt werden, wenn durch eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung die Bestände so aufgezeichnet werden, dass der Buchbestand ( Ist – Bestand zum Zähltag ) jederzeit feststellbar ist. Auch bei dieser Form müssen alle Bestände eines bestimmten Abschnitts im Lager in einem genauen Zeitraum gezählt werden.

Erfassen der Vorräte

Körperlich werden die Vorräte durch Messen, Zählen, Wiegen oder Schätzen. Die meisten Ersatzteile werden gezählt. Viele Hilfsmaterialien in der Werkstatt werden dagegen in ihrem Wert nur geschätzt. Der Gesetzgeber verlangt, daß das Verzeichnis über den Warenbestand – der Inventuraufnahmebogen – nachvollziehbar angelegt ist. Das ist dann der Fall, wenn zu jeder lagernden Ware folgende Angaben gemacht wird.

·         Bezeichnung der Ware und Ersatzteilnummer
·         Zählmenge
·         Einkaufspreis pro Stück oder Einheit
·         Preisabschlag bei Angabe des Verkaufspreises
·         Unterschrift des Schriftführers

Außerdem müssen die Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden, mit Ausnahme der Zählzettel, für die es keine Aufbewahrungsfristen gibt. Bei der Inventur dürfen nur Waren berücksichtigt werden, an denen man Eigentum erworben hat. Maßgebend dafür ist nicht das bürgerlich-rechtliche, sondern das wirtschaftliche Eigentum. Das bedeutet, daß auch solche Waren in die Bestandsaufnahme ein, bei den sich der Verkäufer die Übereignung der Ware bis zur vollständigen Bezahlung vorbehalten hat.

Die Bewertung

Bevor die Vorräte in die Bilanz eingehen müssen sie bewertet werden. Zwar wird bei der Inventur von jedem Teil auch der Einkaufspreis festgehalten, doch drückt der Preis nicht zwangsläufig den Marktwert einer Ware aus. Diesen Wert aber gilt es festzustellen. Denn die einschlägigen Gesetze verlangen vom Unternehmer, daß er sich nicht reicher darstellt als er tatsächlich ist. Das bedeutet in der Regel sind für ein Wirtschaftsgut im Umlaufvermögen, wozu die Vorräte gehören, die Anschaffungs- und Herstellkosten anzusetzen. Ist der Marktwert aber nachhaltig niedriger, so ist der niedrigere Wert anzusetzen.

Das Steuerrecht verwendet für den „Marktwert“ den Begriff „Teilwert“. Welcher Betrag nun für den Teilwert beispielsweise eines Ersatzteils anzusetzen ist, beschreibt das Einkommenssteuergesetz so: Der Teilwert ist der Wert, den ein gedachter Erwerber des gesamten Betriebes einem einzelnen Wirtschaftsgut (dem Ersatzteil) beimißt, wenn er diesen Betrieb fortführen will. Weil dieser Erwerber aber nur selten tatsächlich existiert, muß der Unternehmen den Teilwert nach möglichst objektiven Kriterien und nach den betrieblichen Verhältnissen schätzen. Und hier ist der Ärger mit dem Finanzamt schon vorprogrammiert. Die Teilewertermittlung ist gerade bei Ersatzteilen regelmäßig der strittigsten Punkt bei der Bewertung des Vermögens eines Kfz-Betriebes: Das Finanzamt ist an einem hohen Wert interessiert, weil davon die Höhe des Steueraufkommens abhängt, der Unternehmer dagegen ist an einem niedrigen Wert des Teilelagers.

Im Ersatzteilwesen von Kfz-Betrieben besteht die Möglichkeit darin, daß für jede Ersatzteilposition die Lagerdauer genau ermittelt wird. Anhand solcher Aufzeichnungen lassen sich die Teile dann meistens in sechs Gängigskeitsgruppen zuordnen, die jeweils einen entsprechenden Abschlag rechtfertigen. Dabei führt ein geringerer Umschlag bzw. eine hohe Lebensdauer zu höheren Abschlägen. Die Aufzeichnung solcher Daten sind nur mit einem guten EDV-Programm möglich. Eine manuelle Lagerbuchführung ist dabei überfordert und muß sich mit einem geringeren pauschalem Abschlag zufriedengeben.  

Erwin Füßl
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