Lohnabrechnung damals

Lohnprogramme im Trend

Der Einsatz von Lohnprogrammen steigt rasant. Dies ist leicht erklärlich: Lassen sich damit die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter doch bequem im eigenen Haus abrechnen.
Die Gründe für diesen Trend in allen Handwerksbetrieben liegen auf der Hand. Man verringert mit diesen Programmen die Abhängigkeit von Steuerberatern und externen Dienstleistern. Die durchweg leichte Bedienbarkeit ermöglicht schnelle Korrekturen durch den Anwender. Damit ist auch die Hemmschwelle für den Einsatz dieser Programme bei allen Anwendern deutlich gesunken. Eine korrekte und pünktliche Auszahlung von Löhnen und Gehältern ist die entscheidende Voraussetzung für ein gutes Betriebsklima und zufriedene Mitarbeiter. 

Professionelle Lohnprogramme geben allen Arbeitgebern die notwendige Flexibilität. Nur mit ihnen lassen sich auch die möglichen Haftungsrisiken bei Fehlern weitgehend ausschließen. Ideal sind Programme, die alle Besonderheiten der Branche berücksichtigen. Bei Standardprogrammen ist es wichtig, dass ein Wechsel auf die leistungsfähigere Version der Programme problemlos erfolgen kann. Das bedeutet, dass alle Abrechnungs- und Personaldaten übernommen werden können. Ein erneutes Erfassen zeigt einen deutlichen Qualitätsmangel auf. Aus diesen Gründen sind modular aufgebaute Programme für den Anwender von Vorteil. Mit Produkten für wenige hundert Mark besteht die Gefahr, dass sie sich in die Unternehmensumgebung nicht einbinden lassen. Vor allem das Übertragen der Daten in andere Anwendungen, z.B. in die Finanzbuchhaltung, ist mit diesen Programmen meist nicht möglich. 

Aber auch sehr teuere Lohnprogramme lassen sich für den mittelständischen Handwerksbetrieb kaum einsetzen, da das Anpassen der Programme an den Betrieb immer zeitaufwendig und damit teuer ist. Neben diesen programmtechnischen Voraussetzungen muss ein Lohnprogramm auch alle Gesetze berücksichtigen. Jede Änderung von Gesetzen, Verordnungen, Tarifverträgen und die aktuelle Rechtssprechung muss sofort in das Lohnprogramm Eingang finden. Die Hersteller und Vertreiber müssen dafür die Gewähr bieten. Das bedeutet für den Anwender, dass eine reibungslose Hotline-Betreuung durch denHersteller vorhanden sein muss. Außerdem ist es ratsam für diese Programme immer einen Wartungs- und Betreuungsvertrag abzuschließen. 

Durch das Verwalten von sensiblen Personen, Lohn-und Unternehmensdaten sind diese Programme vor allen unberechtigten Zugriffen zu schützen. Das Sperren von Datenbereichen durch den Anwender und den Systembetreuer muss für das gesamte Programm gewährleistet sein. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen für das Erfassen, die Verwaltung und den Druck ist eine wichtige Grundlage für den sicheren Einsatz dieser Programme. Die Lohnbuchhaltung ist keine Erweiterung der Finanzbuchhaltung, sie ist viel-mehr ein zentraler Faktor in einem Unternehmen. Damit sich der Anwender nicht bei jeder Gesetzesänderung bereits nach einer neuen Software umsehen muss, sollten möglichst viele Anwendungen des Programmes bereits installiert sein. Ein weit verbreitetes Lohnprogramm verhindert das Risiko, dass über Nacht die Weiterentwicklung und die Wartung eingestellt wird und ganz vom Markt verschwindet.

Was ist wichtig?

Lohn- und Gehaltsprogramme zusammen mit den Finanzbuchhaltungsprogrammen sind der wichtigs Bestandteil der EDV-gestützten kaufmännischen Gesamtlösung in einem Handwerksbetrieb. 

Folgende Punkte sollte die Anwender jedoch beachten:

• Aktualität des Programme - ständige Anpassung an neue gesetzliche und tarifliche Regelung. 
• Anwenderfreundlichkeit und ergonomisch gestaltete Oberfläche. 
• Modularer Programmaufbau. 
• Datensicherheit. 
• Programm-Offenhheit und Integrationsfähigkeit der Anbindung an weitere betriebswirtschaftliche Branchen und Standardprogramme. 
• Netzwerkfähigkeit. 
• Support, Hotline und Beratung.

Lohnabrechnung mit dem PC

Durch den Einsatz von PC-basierenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen wird die Arbeit in der Lohnbuchhaltung verändert. Mit diesen Programmen 

• lassen sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung problemlos im eigenen Haus erledigen, 
• sinkt die Abhängigkeit von externen Dienstleistern, 
• lassen sich Finanzbuchhaltung, 
• Fakturierung und Personalinformationssysteme zu einer komplexen kaufmännischen Gesamtlösung verbinden, 
• können Sachgebietsmitarbeiter und Spezialisten fast völlig ersetzt werden, 
• ist die Lohnbuchhaltung immer auf dem neuesten Stand des Steuer- und Sozialrechts, 
• wird die Lohnabrechnung ohne fremde Zeitbindung möglich. 

Auch Korrekturen sind dann jederzeit durchführbar. Diese Aussagen von damals sind auch noch heute im Prinzip richtig und gültig.

Erwin J. Füßl

Aus der Reihe UNTERNEHMENSFÜHRUNG LOHNBUCHHALTUNG aus dem Jahr 2001