Digitale Archivierung

Ein Thema das vor 15 Jahren die Branche bewegte

Digitale Archivierung wird zur Pflicht 

Mit einem einfachen Rundschreiben an die Finanzämter hat das Bundesfinanzministerium zuerst ein-mal die EDV-Branche aufhören lassen. Mit dem am 16. Juli 2001 herausgegebenen Richtlinien mit dem Titel „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" hat nun der Gesetzgeber festgelegt, welche Bedingungen die Steuerbehörden für Verwaltung und Archivierung von Geschäftsvorgängen an ihre Mandanten stellen.
Für fast alle Unternehmen in Deutschland heißt dies, dass die eingesetzten Systeme nachgerüstet werden müssen. Für das Kraftfahrzeuggewerbe bedeutet dies, dass neben der Euro-Umstellung nun auch die Neubeschaffung von revisionssicheren EDV-Lösungen ansteht, und dies bis zum 1. Januar 2002. Das Ziel dieser Verordnung ist es, den Außenprüfern der Finanzämter den Zugang zu elektronischen Daten zu sichern und zu erleichtern. Ursache dieser Verordnung ist der verstärkte Einsatz von elektronischen Geschäftsprozessen, die sich auf signierte Dateien stützen. 

Diese gesetzliche Regelung gibt erstmals eine Grundlage für die elektronische Archivierung der Daten und Belege. Für Unternehmen, die eine EDV-gestützte Buchhaltung im Hause betreiben, muss eine revisionssichere Bereithaltung der anfallenden Buchhaltungsdaten erfolgen. Dabei erkennt der Gesetzgeber keine Archivierung mehr an, die z. B. auf Mikrofiche, als PDF-Datei oder als Volltext erfolgt. Die Verordnung sieht vor, dass alle Daten in einer auswertbaren Form zusammen mit der Datensatzbeschreibung, deren Verknüpfungen und den digitalen Unterschriften zu speichern sind. Die Speicherung und Archivierung der Daten muss wie bisher auch 10 Jahre erfolgen. Von der Regelung sind alle Daten der Finanz-, Anlagen-, und Lohnbuchhaltung und alle anderen steuerlich relevanten Daten betroffen. 

Wobei mit dieser Regelung den Außenprüfern der Finanzämter ein direkter Zugriff auf das EDV-System der Unternehmen gewährt werden muss. Das Gleiche gilt auch für alle Auswertungen, die an Hand von Vorgaben der Finanzämter zu erstellen sind, und alle überlassenen Datenträger. Diese Verordnung stellt ein schwerwiegendes Problem für kleinere Unternehmen dar, da die Zeit bis zum Jahres-ende auch noch für die Euro-Umstellung in den Unternehmen genützt werden muss. Dabei geht es nicht so sehr um sehr hohe Investitionen die die Branche machen muss, sondern mehr um die richtigen Investitionen. Bei der Umstellung auf die neue europäische Währung sollte man diese neue Problematik auf alle Fälle mit im Auge behalten. Ansonsten kann es schon im 
nächsten Jahr für viele Betriebe ein böses Erwachen geben. Erwin J. Fuessl 
78 KRAFTHAND1 18-19/2001