EDV-Systeme für freie Werkstätten

Die Zukunft wird den Wettbewerbsdruck für die freien Werkstätten noch verstärken. Nur die Unternehmen die flexibel auf neue Faktoren des Marktes reagiert, werden diesen Druck nicht unterliegen. Dabei ist die Entscheidung für eine EDV-System und der Einsatz eines EDV-Systems die wichtigste Entscheidung für das Unternehmen.
Im Gegensatz zu den Unternehmen die von ihren Herstellern eine Beratung erfahren, gibt es für die freien Werkstätten nur begrenzt einen guten Ratschlag. Die Inhaber treffen die Entscheidung für ein EDV-System meist selbst.  Sie hat eine Fülle von Folgen für den gesamten Betrieb zur Folge. Die Konsequenzen für die Mitarbeiter und den Erfolg des Unternehmens bleibt dadurch oftmals dem Faktor Zufall überlassen.

Die folgenden Punkte können bei der Auswahl eines Systems behilflich sein. Am Anfang steht die Frage, was man den mit dem Einsatz eines EDV-Systems erreichen will, den sich folgende Fragen anfügen: 

1.    Für die Werkstatt

• Wie schnell kann ich einen Auftrag erfassen und eine Rechnung schreiben?
• Möchte ich Kostenvoranschläge für meine Kunden erstellen?
• Werden alle Informationen über meine Kunden und deren Fahrzeuge verwaltet?
• Wie werden die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter in der Werkstatt erfasst?
• Kann ich meine Kunden schnell anschreiben, damit ich meine Werkstattauslastung steigern kann?

2.    Im Lager

• Wie schnell kann ich eine Preisauskunft über meine Teile erteilen?
• Kann ich die Teile Online bei den Lieferanten bestellen?
• Habe ich auf Knopfdruck eine Übersicht über den verfügbaren Bestand und kann ich schnell einen Ausgabebeleg drucken?
• Werden die Bestände automatische geführt, wenn ich Teile gekauft bzw. verkauft habe?
• Werden die Teile gebucht wenn ich meine Teile einlagere?
• Habe ich jederzeit eine Übersicht über die gelagerten Teile, deren Bestand und den Wert?

3.    In der Verwaltung des Unternehmens

• Kann ich sofort den Stand der fakturierten Aufträge und der offenen Rechnungen erkennen?
• Sehe ich die Summe der offenen Rechnungen und kann ich rechtzeitig für deren Zahlung sorgen?
• Werden alle Vorgänge in die Finanzbuchhaltung übernommen?
• Welche Sicherungen für den unbefugten Zugriff sind eingebaut?
• Stehen alle Übersichten über den Verkauf und die Werkstätte zur Verfügung?

Mit diesen Fragen und den eigenen Forderungen daran läßt sich ein System leicht auswählen. Was die Qualität der Produkte betrifft so kann man davon ausgehen, daß sie sich von einander nicht mehr groß unterscheiden. So bekommt der Frage nach dem Unternehmen eine entscheidenden Bedeutung zu. Entscheiden wird die Garantie sein daß das Programm ständig gepflegt und weiter entwickelt wird. Die Hersteller sollten sich neuen und modernen Entwicklungen der EDV-Welt nicht verschließen. Zum Beispiel stellen sich die Fragen wird er Windows einsetzen, wieviel Zusätze und wieviel Zubehör wird angeboten?

Mann sollte aber nicht mit der größten Lösung beginnen, sondern nur die Lösung kaufen die man im Moment auch verwenden kann und in der Lage ist auch anzuwenden. Ein guter Partner hat dafür immer Verständnis und wird den kleinen Einstieg auch ermöglichen. Man kauft sich ja auch keine Kleidung größer nur weil man glaubt man würde das Jahr über beträchtlich an Gewicht zu nehmen.  Man sollte aber beobachten ob der ausgewählte Partner flexibel auf die zukünftigen Anforderungen des Marktes reagieren kann. Die Einführung des EURO und die Umstellung die die Jahrtausendwende mit sich bringt, sollten von den gewählten Softwareunternehmen beherrscht werden.

Entscheidend für den Erfolg des Einsatzes ist aber die Ausbildung aller Mitarbeiter im Unternehmen. Es müssen dafür genügend finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden. Eine Tatsache über die die meisten Käufer mit Leichtigkeit hinweg gehen. Aber es müßte doch klar sein, daß die Ergebnisse die man mit einem System erzielen will immer nur so gut sein können wie man das eingesetzte System auch kennt. Eine gute Ausbildung auch in Sachen Betriebssystem und Netzwerk erspart den ständigen kostenpflichtigen Besuch von Systembetreuern des Lieferanten.

Die Anschaffung der Hardware stellt im Grund in der heutigen Zeit kein Problem mehr dar. Wichtig ist es, daß man sich durch einen Pflege- und Wartungsvertrag eine ständige Betreuung des Systems sichert. Denn ein kompletter Ausfall einer Computeranlage über mehrere Tage oder gar Wochen ist immer teuerer als diese Absicherung.

Für viele wäre allerdings eine unabhängige Beratung im Vorfeld kein unnötiger Luxus, den zwei Augen sehen mehr als ein paar Augen und die Erfahrungen eines externen Experten hilft über den eigenen Horizont zu schauen.  Jedenfalls haben gute Berater ein Auge für die zukünftigen Entwicklungen nicht nur der EDV - Anlage, sondern auch des ratsuchenden Unternehmens. Er begleitet das Unternehmen ein Stück in seiner Entwicklung und greift bei Fehlentwicklungen ein. Er ist der kompetente Partner der die Ohnmacht gegen den Anbietern beseitigen hilft. Mit seinem Rat wird er eine Entwicklung einleiten, die den Ratsuchenden zu einer strategischen Überlegenheit gegenüber seinen Mitbewerber im Markt verhelfen wird.